Centre d'apprentissage

Cahier de travail du Créateur d'analyse de cas en ligne

Introduction au Créateur d'analyse de cas en ligne (CACL)

Le CACL est un outil interactif en ligne conçu pour aider les intervenants de la santé publique à présenter une analyse de cas convaincante des raisons justifiant la décision d'aller de l'avant (ou non) avec un projet précis. Le CACL met en application un modèle en trois étapes pour aider les intervenants à préparer leur analyse de cas. Les utilisateurs commencent par évaluer les forces et limites d'un projet pour déterminer les risques et avantages possibles; ils analysent ensuite comment les risques peuvent être minimisés et les avantages maximisés; enfin, les utilisateurs résument leur « cas » en vue de conseiller différentes parties concernées et groupes cibles.

Comme le CACL a été conçu de façon à laisser place à la souplesse, il peut être utilisé pour des analyses de cas dans de nombreux types de projets. Par « projet », on entend toute activité ou groupe d'activités visant l'atteinte d'un but particulier. Le CACL peut donc être utilisé dans le cadre d'un programme, d'une intervention ou d'une stratégie en matière de santé. Il peut aussi être utilisé pour préparer une analyse de cas pour des activités internes ou plus opérationnelles, comme des collectes de fonds ou des modifications des procédures.

Le CACL est conçu de façon à pouvoir être combiné avec les feuilles de travail de l'Outil de planification en ligne des programmes de santé (Online Health Program Planner - OHPP) et avec la nouvelle collection d'Outils de gestion de projets qui permet à l'utilisateur de documenter le plan du projet pour lequel il veut préparer une analyse de cas.

Étapes du Créateur d'analyse de cas en ligne (CACL)

  1. Étape 1 : évaluer. Évaluez les forces et les limites de votre projet à partir de six éléments : conception du projet, base de données probantes, rôles de mise en œuvre, ressources et budget, plan de travail et rôles et attentes des parties concernées. Vos limites peuvent entraîner des risques (répercussions négatives) et vos forces peuvent entraîner des avantages (répercussions positives).

  2. Étape 2 : analyser. Analysez les différents secteurs d'impact pour ce qui est des risques et avantages. Peu importe le secteur d'impact, comme la santé de la population, la qualité des programmes, l'accès aux services, ou les relations avec les collègues, vos résultats peuvent être positifs ou négatifs.

    Les limites d'un projet peuvent déclencher un risque de répercussions négatives dans un de ces secteurs. Les forces d'un projet peuvent déclencher un avantage ou la possibilité qu'il y ait des répercussions positives.

    Tous les secteurs d'impact et les risques ou avantages qu'ils peuvent entraîner

    Le risque est-il important? Est-il probable? Les risques importants et probables doivent être des priorités d'action. Des efforts doivent être déployés pour mettre au point des stratégies de minimisation de ces risques. Les stratégies de minimisation peuvent réduire l'importance ou la probabilité des risques.

    Risques représentant des priorités d'action : avant les tratégies de minimisation

    Les avantages importants, mais non probables doivent être des priorités d'action. Les stratégies de maximisation peuvent augmenter la probabilité ou l'importance des avantages.

    Avantages représentant des priorités d'actions : avant les stratégies de maximisation

  3. Étape 3 : conseiller. Examinez l'ensemble du scénario des forces, des limites, des risques et des avantages dans le contexte de vos stratégies de minimisation et de maximisation. évaluez chacun des six éléments du projet. L'élément (c.-à-d. budget, plan de travail, base de données probantes, etc.) est-il fort ou faible dans l'ensemble? évaluez chaque secteur d'impact. De façon générale, les répercussions seront-elles positives ou négatives? Ces évaluations, examinées comme un tout, vous aideront à tirer des conclusions par rapport à l'impact général. Utilisez n'importe quel résultat généré par le CACL ou l'ensemble de ceux-ci, en combinaison avec l'Outil de planification en ligne des programmes de santé (OHPP) et la nouvelle collection d'Outils de gestion de projets, pour créer une analyse de cas.

Documenter votre projet avant d'utiliser le Créateur d'analyse de cas en ligne (CACL) : les six éléments du projet

Pour évaluer adéquatement votre projet et commencer à élaborer une analyse de cas, il est important d'examiner attentivement les six éléments du projet.

  1. Conception du projet. La conception de votre projet comprend vos buts, objectifs en matière de résultats, stratégies, activités, objectifs en matière de processus, indicateurs et plan d'évaluation. L'Outil de planification en ligne des programmes de santé (OHPP - étapes 3 à 6) est conçu pour vous aider à élaborer et à documenter la conception de votre projet. Utilisez vos propres outils ou utilisez l'OHPP pour façonner et documenter votre projet avant d'utiliser le CACL.

  2. Base de données probantes. Votre base de données probantes fait référence à la quantité et à la qualité des données que vous avez recueillies pour appuyer la conception de votre projet. L'étape 2 de l'OHPP est conçue pour vous aider à cerner les questions clés d'évaluation situationnelle, à mettre au point votre stratégie de collecte de données et à organiser vos résultats sous forme de schèmes sensés. Utilisez vos propres outils ou l'OHPP pour consigner les résultats de votre évaluation situationnelle.

  3. Rôles de mise en œuvre. Tous les plans de mise en œuvre comprennent la participation des gens à différents niveaux. Une analyse RASCI peut vous aider à repérer les personnes qui participent ou qui devraient participer. RASCI est un acronyme qui organise les gens selon leurs rôles, dont : Responsabilité, Approbation, Soutien, Consultation et Information. Utilisez vos propres outils ou utilisez la feuille de travail Rôles de mise en œuvre dans le menu vert des Outils de gestion de projets.

  4. Budget. Il y a de nombreux types d'outils et de processus de budgétisation, dont le niveau de sophistication varie. Utilisez vos propres outils ou, pour établir un budget de base, utilisez la feuille de travail Ressources et budget dans le menu vert des Outils de gestion de projets.

  5. Plan de travail. Il y a de nombreux types d'outils et de processus de planification du travail, dont le niveau de sophistication varie. Pour établir un plan de travail de base, utilisez vos propres outils ou utilisez la feuille de travail Plan de travail dans le menu vert des Outils de gestion de projets.

  6. Rôles et attentes des parties concernées. Le plan de votre projet devrait comprendre des stratégies pour faire participer les parties concernées de façons significatives et réalistes. Les parties concernées, soit les personnes intéressées au projet, peuvent être classées comme étant essentielles (dans l'équipe de planification); impliquées (fréquemment consultées ou parties intégrantes du processus de planification); favorables (qui offrent un certain soutien); ou, périphériques (qui doivent être tenues au courant). Utilisez vos propres outils ou utilisez la feuille de travail Rôles et attentes des parties concernées dans le menu vert des Outils de gestion de projets.

*Suivi rapide : Nous vous recommandons d'au moins prendre des notes au sujet de la portée de votre projet pour ce qui est des six éléments, avant d'utiliser le CACL. Pour ce faire, vous pouvez utiliser la feuille de travail Contexte, description, portée et hypothèses dans le menu vert des Outils de gestion de projets.

Choix pour gérer les six éléments

Lien entre les six éléments et les trois étapes : cadre de l'analyse de cas

Le Créateur d'analyse de cas en ligne (CACL) a été conçu pour que l'on se penche sur les six éléments dans l'ensemble des trois étapes. Ils forment une matrice, comme on peut le voir ci-dessous. Selon la perspective et les besoins, différents utilisateurs peuvent utiliser le CACL de différentes façons. La feuille de travail de chaque « étape » est organisée sous forme de séries de questions liées aux six éléments de façon à ce que les utilisateurs ne puissent travailler qu'avec les séries qui les intéressent à un moment précis. Certaines personnes préfèrent travailler les six éléments pendant qu'elles sont à une étape donnée (c.-à-d. qu'elles travaillent horizontalement dans la matrice comme l'indique la flèche bleue). D'autres préfèrent travailler à un élément à la fois, en progressant dans les différentes étapes à partir de ce seul élément (c.-à-d. qu'ils travaillent verticalement dans la matrice comme l'indique la flèche jaune). Les deux parcours sont valides (et pour ainsi dire, toute combinaison ou schème).

Les six éléments

La partie « connectée » du Créateur d'analyse de cas en ligne : de nombreux avantages

Le CACL a trois étapes intégrées. Utilisées ensemble, ces étapes permettent de transférer de l'information d'une étape à l'autre pour réduire le fardeau de l'entrée des données. Plus important encore, quand chacune des trois étapes sont terminées, l'outil agit comme système de soutien décisionnel. Selon les réponses que vous avez fournies sur une feuille de travail, et avec l'aide de la base de données qui fonctionne en arrière-plan, l'outil suggèrera des réponses pour la prochaine feuille de travail. Par exemple, quand vous remplissez la feuille de travail Étape 1 : évaluer, et que vous déterminez les forces et limites de votre projet, l'outil générera automatiquement les avantages et les risques potentiels pour une évaluation plus poussée à l'Étape 2.

Nombreuses façons d'utiliser le Créateur d'analyse de cas en ligne (CACL)

N'examiner qu'un ou certains des six éléments. Partout dans l'outil, particulièrement aux étapes 1 et 2, les feuilles de travail sont organisées en « séries » de questions – chaque série traitant d'un des six éléments. Il n'est pas nécessaire de vous pencher sur les six éléments s'ils ne sont pas pertinents pour vous. Par exemple, il est possible que vous ne soyez intéressé qu'à évaluer votre projet qu'au niveau de la conception et de la base de données, mais que vous ne soyez pas intéressé par le budget et le plan de travail. C'est correct. Dans ce cas, n'ouvrez pas la série de questions ou ne répondez pas aux questions pour les aspects moins pertinents. L'outil répondra S.O. par défaut aux questions auxquelles vous n'aurez pas répondu.

Utiliser les modèles de Microsoft Word ou des modèles papier plutôt que ceux de l'outil en ligne. Si vous aimez travailler sur papier ou dans le logiciel Microsoft Word et entrer plus tard vos réponses dans l'outil en ligne, vous pouvez en tout temps ouvrir, sauvegarder ou imprimer les modèles de feuilles de travail vierges (dans Microsoft Word). Ils sont disponibles dans le Menu des résultats à l'extrémité droite de toutes les pages de l'outil.

Choisir le « Suivi rapide » pour aller à l'Étape 2. Quand vous remplissez la feuille de travail Étape 1 : évaluer votre projet (30 questions), qui permet de cerner les forces et les limites de votre projet, l'outil définira automatiquement pour vous les avantages et risques potentiels à évaluer plus en profondeur à l'Étape 2.

Il n'est pas obligatoire de faire l'Étape 1. Si vous décidez de ne pas la faire, et de contourner ainsi les avantages et les risques définis automatiquement à l'Étape 2, vous pouvez commencer l'Étape 2 en ouvrant la dernière série de questions de la feuille de travail. Cette feuille est conçue pour une entrée de données ouverte qui vous permet de définir vous-même les risques et avantages et de déterminer les forces et limites qui peuvent les favoriser.

Résultats : qu'est-ce que j'obtiens en bout de ligne?

Une des principales forces du Créateur d'analyse de cas en ligne (CACL) est le fait qu'il vous permet de sortir tout votre travail dans le logiciel MS Word. Vos feuilles de travail Évaluer votre projet et Analyser vos risques et avantages peuvent être sorties dans de nombreux formats. Il y a un certain nombre de possibilités de textes ou de tableaux offrant différentes caractéristiques visuelles. Les différentes présentations vous permettent de voir des schémas au niveau des forces, des limites, des risques et des avantages de votre projet et de créer ainsi plus facilement des énoncés sommaires des répercussions générales à l'Étape 3. Ces résultats sont disponibles dans le Menu des résultats à l'extrémité droite de toutes les pages de l'outil. Voici un aperçu de certains résultats.

Étape 1 : évaluer le projet

  • Résultat 1.1 Réponses à l'évaluation des forces et limites du projet
  • Résultat 1.2 Fiche de pointage des forces et limites du projet pour les six éléments du projet
  • Résultat 1.3 Aperçu des répercussions du projet (fondé uniquement sur l'évaluation des forces et limites)

Étape 2 : analyser les risques

  • Résultat 2.1 Tableau en texte intégral d'analyse des risques. Disponible :
    • Résultat 2.1.1: pour chaque élément individuel
    • Résultat 2.1.2: pour tous les éléments rassemblés
  • Résultat 2.2 Diagramme des risques représentant des priorités d'action. Disponible :
    • Résultat 2.2.1: pour chaque élément individuel
    • Résultat 2.2.2: pour tous les éléments rassemblés

Étape 2B : analyser les avantages

  • Résultat 2.3 Tableau en texte intégral d'analyse des avantages. Disponible :
    • Résultat 2.3.1: pour chaque élément individuel
    • Résultat 2.3.2: pour tous les éléments rassemblés
  • Résultat 2.4 Diagramme des avantages représentant des priorités d'action. Disponible :
    • Résultat 2.4.1: pour chaque élément individuel
    • Résultat 2.4.2: pour tous les éléments rassemblés

Étape 2A et 2B : analyser les risques et avantages

  • Résultat 2.5 Fiche de pointage des forces et limites représentant des priorités d'action
  • Résultat 2.6 Sommaire des répercussions du projet fondé sur les forces, les limites et les stratégies
  • Résultat 2.7 Strategies to minimize risks and maximize benefits
  • Résultat 2.8 Summary of project strengths/limitations with minimization/maximization strategies
  • Résultat 2.9 Summary of overall project impacts, benefits and risks

Étape 3 : conseiller

  • Résultat 3.1 Sommaire de l'analyse de cas organisé par élément et par secteur d'impact, et aperçu des évaluations des éléments et des secteurs d'impact.

Notre processus de développement

Après le lancement réussi de l'Outil de planification en ligne des programmes de santé (OHPP), des discussions ont été entamées au sujet de produits complémentaires. Le Centre de collaboration nationale des méthodes et outils (CCNMO) a donné priorité à la mise au point d'un créateur d'analyse de cas en ligne compte tenu des échanges avec les parties concernées et des demandes provenant des gens du domaine pour un tel produit.

Le 20 novembre 2009, nous avons envoyé un appel aux intervenants du domaine de la santé au moyen du Ontario Health Promotion E-Bulletin (OHPE) pour leur demander des modèles d'analyse de cas. Le 3 décembre, le CCNMO a fait la même demande aux gens de sa liste d'adresses. Neuf personnes ont envoyé les modèles qu'elles utilisaient (ou qu'elles connaissaient) et plusieurs autres ont fourni des suggestions ou des liens à des textes et des articles. Ce matériel a été examiné en détail et a contribué à la détermination des spécifications du CACL, qui ont été terminées en mars 2010.

Le 26 octobre 2010, le CCNMO a étudié un prototype du CACL. Différents changements ont ensuite été apportés aux spécifications à la lumière de la rétroaction fournie. Il a alors été décidé d'intégrer le CACL à l'OHPP.

Le 24 janvier 2011, une séance de vérification d'utilisabilité de trois heures et demie a réuni cinq personnes à Toronto. La séance donnait suite à du travail préliminaire et comprenait la simulation de trois tâches, l'examen de la documentation générale et des réflexions générales présentées sous forme écrite et verbale. La rétroaction a été intégrée à la version suivante du CACL.

En mars 2011, la version précédant la version finale du CACL a été mise à l'essai (encore une fois au moyen d'un travail préliminaire, de tâches et de réflexions générales) auprès d'un vaste échantillon d'utilisateurs finaux dans le cadre de deux conférences en ligne.

La version finale du CACL, fondée sur ce processus de développement, a été lancée en avril 2011.

Mention des collaborateurs

Le CACL a été financé par le CCNMO. Les consultants de l'équipe du projet sont Larry Hershfield et Jodi Thesenvitz. MediaDoc s'est occupé des services de TI.

Merci aux personnes qui ont partagé leurs modèles d'analyse de cas avec nous au stade embryonnaire de ce projet. Votre travail nous a aidés à donner forme à cet outil. Il s'agit de :

Mary Jane Dandeno
Directrice d'entreprise, Gestion de l'utilisation
Grey Bruce Health Services

Patricia Hewitt
Gestionnaire, Administration de la santé publique
Halton Region Health Department

Teresa Ho, MSc.
Spécialiste de projet
Prévention des maladies chroniques et blessures, Unité 3
Peel Public Health

Rick Manuel
Directeur, Politiques et planification
Ministère de la Promotion et de la Protection de la santé
Gouvernement de la Nouvelle-Écosse

Jane McCarney
Régie provinciale des services de santé
Colombie-Britannique

Faye Parascandalo, IA, B.Sc.Inf.
Services de santé publique
Prévention des maladies chroniques
Ville de Hamilton

Darlene Rose
Coordonnatrice-superviseure
Bureau de santé de l'est de l'Ontario

Donna Stockdale, IA, M.Sc.
Directrice, Unité sur la santé de la population
Mamawetan Churchill River Health Region, nord de la Saskatchewan

Diane Vanecko, IA, B.Sc.Inf., M.B.A.
Gestionnaire, Amélioration continue de la qualité et Développement communautaire
Développement et surveillance communautaires
Niagara Region Public Health

Un gros merci à tous nos conseillers et à toutes les personnes qui ont mis la convivialité du CACL à l'essai. Vos instructions ont été très utiles. Nous espérons que vous continuerez à nous faire part de votre rétroaction au sujet du CACL et de l'Outil de planification en ligne des programmes de santé, puisque nous continuerons à les mettre à jour et à les améliorer.

Louise Simmons, Bureau de santé de l'est de l'Ontario
Kirsten Sears, Centre de collaboration nationale des méthodes et outils
Jeff Faulkner, Toronto Public Health
Nancy vanBoxmeer, consultante pour The Health Communication Unit
Nancy Dubois, DuB Fit, consultante pour The Health Communication Unit
Robb MacDonald, MacComm, consultant pour The Health Communication Unit
Patty Staring, coordonnatrice de bureau, The Health Communication Unit
Kathryn Badry, programmeuse en promotion de la santé, Camrose, Alberta
Mary-Anne McBean, Toronto Public Health
Barbara Woodward, Healthy Ottawa @ Work Program; Santé publique Ottawa
Cathy Dykeman, infirmière de santé publique, Halton Region Health Department